Stichwort: GoBD

Das Bundesfinanzministerium hat bereits am 14. November 2014 die Anforderungen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.

Viele Unternehmen verlassen sich noch immer auf Postfächer, Outlook-Ordner oder Backups. Das Problem dabei: Ein Backup ist keine revisionssichere Archivierung.

Geschäftlich relevante E-Mails müssen in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Grundlagen ergeben sich unter anderem aus HGB, AO und den GoBD. Besonders kritisch wird das bei:

• Rechnungen und Angeboten
• Vertragskorrespondenz
• Widerrufen und Reklamationen
• steuerlich relevanten Unterlagen
• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden

Fehlen E-Mails bei einer Prüfung oder können nachträglich verändert werden, drohen unangenehme Diskussionen mit Steuerprüfung, Wirtschaftsprüfung oder im Streitfall auch vor Gericht.

Unsere Lösung: Revisionssichere E-Mail-Archivierung aus der Cloud

Wir bieten Ihnen eine individuell eingerichtete, cloudbasierte Archivlösung für Ihre geschäftlichen E-Mails – datenschutzfreundlich betrieben in Deutschland bzw. der EU.

Die Archivierung erfolgt automatisiert im Hintergrund. Mitarbeitende müssen keine E-Mails manuell ablegen oder exportieren.

Funktionen im Überblick

• automatische Archivierung ein- und ausgehender E-Mails
• revisionssichere Speicherung
• Schutz vor versehentlichem oder absichtlichem Löschen
• leistungsfähige Volltextsuche
• schnelle Wiederherstellung einzelner E-Mails
• Zugriff über Weboberfläche
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Aufbewahrungsrichtlinien nach Ihren Vorgaben
• verschlüsselte Übertragung
• Betrieb auf europäischen Servern
• optional mit Backup- und Monitoring-Konzept

Die Lösung eignet sich besonders für:

• kleine und mittlere Unternehmen
• Kanzleien
• Arztpraxen
• Agenturen
• Vereine und Verbände
• Unternehmen mit Homeoffice- oder Remote-Arbeitsplätzen

Unser Angebot

Einmalige Einrichtung

Einrichtungspaket E-Mail-Archivierung

ab 690,00 EUR netto

Enthalten:

• Grundinstallation der Archivumgebung
• Einrichtung Ihrer Domains und Postfächer
• Anbindung Ihres Mailservers
• Konfiguration der automatischen Archivierung
• Einrichtung von Benutzerrechten
• Funktionstest
• kurze Administrator-Einweisung

Je nach Anzahl der Postfächer, Mailserver und individuellen Anforderungen kann der Aufwand variieren.

Laufender Betrieb

Managed Archiv-Service

ab 29,00 EUR netto / Monat

Enthalten:

• Hosting der Archivlösung
• Sicherheitsupdates
• technischer Betrieb
• Monitoring
• verschlüsselte Datenspeicherung
• regelmäßige Systempflege

Die Kosten richten sich unter anderem nach:

• Anzahl der Postfächer
• benötigtem Speicherplatz
• gewünschter Backup-Strategie
• Verfügbarkeit und Supportumfang

Wichtig zu wissen

Eine rechtssichere Archivierung ersetzt kein Backup – und ein Backup ersetzt keine rechtssichere Archivierung. Beide Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten sinnvoll kombiniert werden.

Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen tatsächlich relevant sind und welche Lösung wirtschaftlich sinnvoll umgesetzt werden kann.

Interesse?

Dann schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Wir unterstützen Sie gerne bei einer datenschutzfreundlichen und praxistauglichen Lösung.